Outlook-Roaming-Signaturen für Outlook mit Microsoft 365 / Exchange Online

Was „Outlook Roaming Signatures“ sind und welche Auswirkungen es auf die Verteilung von E-Mail Signaturen im Netzwerk hat.

Am 02.06.2020 hat Microsoft die Einführung der Outlook Roaming Signatures über das Microsoft 365 Message Center offiziell bekannt gegeben. Seitdem erreichen uns viele Anfragen, ob CI-Sign davon betroffen ist und welche Auswirkungen das neue Feature auf die Verteilung von E-Mail Signaturen im Netzwerk hat. Kurze Antwort: CI-Sign funktioniert weiterhin; wir sind vorbereitet. Nachfolgend die Einzelheiten im Detail.

Was sind Roaming Signatures?

Bisher werden E-Mail Signaturen (wir sprechen hierbei von clientseitigen Signaturen) auf dem System selbst gespeichert. Wollte man die Signatur auf verschiedenen PCs / Devices nutzen, mussten die Signaturen auf jedem Gerät neu erstellt werden. So war es jedenfalls für diejenigen, die keine Software für das zentrale Management von E-Mail Signaturen (wie CI-Sign) eingesetzt haben.

Das will Microsoft ändern. Zeit wirds! Mit Roaming Signatures werden E-Mail Signaturen nicht mehr lokal, sondern direkt im Postfach des Benutzers gespeichert. Damit stehen die Signaturen auf allen Geräten / Devices mit Einrichtung des Postfachs unmittelbar zur Verfügung.

Für den Anwender ist das eine deutliche Verbesserung - vor allem im Hinblick auf die Nutzung von E-Mail Signaturen auf mobilen Devices wie Smartphones und Tablets. Bisher war es praktisch unmöglich, dem Anwender eine clientseitige Signatur auf einem mobilen Device zur Verfügung zu stellen. Die einzig vernünftige Lösung war das serverseitige Anfügen der Signatur.

Migration bestehender Signaturen

Bisher konnte ein Anwender nahezu beliebig viele Signaturen zur Auswahl in Outlook haben. Diese wurden im Outlook-Standardpfad unter %appdata%\microsoft\signatures gespeichert. Über die Outlook Optionen, wurde auf Kontoebene festgelegt, welches die Standardsignaturen für neue E-Mails sowie für Antworten/Weiterleiten sind. 

Im Rahmen der Migration werden E-Mail Signaturen nun einzelnen E-Mail Postfächern zugewiesen und werden direkt im Postfach gespeichert. Damit können Signaturen geräteübergreifend genutzt werden.

Mit Aktivierung der neuen Funktion, überträgt Outlook automatisch die für neue E-Mails sowie für Antworten / Weiterleiten hinterlegte Signaturen in das Postfach. Alle anderen Signaturen von lokalen Konten verbleiben an der gewohnten Stelle.

Wer oder was ist von "Roaming Signaturen" betroffen?

Betroffen sind alle Microsoft 365 sowie Outlook.com Postfächer. Das Feature wird beim Ausrollen automatisch aktiviert.

Nicht betroffen sind grundsätzliche alle lokalen, Exchange On-Premise, sowie POP/IMAP Postfächer und Signaturen die serverseitig angefügt werden, wie das bei CI-Mail-Policy oder CI-Cloud Disclaimer für Microsoft 365 der Fall ist. Laut einem Artikel von Tony Redmond (Quelle) ist lediglich die Microsoft 365 Click-to-Run Outlook Version betroffen. Standard Outlook 2016 sowie 2019 sind es demnach nicht. Das konnte ich bisher allerdings nicht weiter validieren.

"For now, the feature won’t work for Outlook for Mac and OWA will continue to use its own signatures, but you couldn’t rule out a plan that would see the same roaming signatures being used across all Outlook clients."

 
Ebenfalls betroffen sind alle Software Produkte, die dem Anwender eine clientseitige Signatur direkt in Outlook zur Verfügung stellen. Damit ist auch CI-Sign betroffen, sofern das Postfach für das die Signaturen bereitgestellt ein Microsoft 365 / Exchange Online Postfach ist. Microsoft schreibt hierzu:

"Since Outlook previously lacked this functionality, some users made use of Outlook Add-ins to roam signatures. These add-ins frequently changed signatures directly on the computer's hard drive and in the registry, making use of unpublished Outlook data structures. Because this new features required Outlook to change how signatures are stored on the local drive, these add-ins will no longer work when this feature is enabled."

 
Was haben Sie als Anwender von CI-Sign zu erwarten?

Wenn Sie CI-Sign in einer Exchange On-Premise Umgebung verwenden, ändert sich nichts. Interessant wird es, wenn Sie Postfächer in Exchange Online / Microsoft 365 haben und für diese mit CI-Sign E-Mail Signaturen verteilen. 

Dafür haben wir bereits den von Microsoft genannten Registry Key als Option in CI-Sign implementiert, der die lokale Verteilung der Signaturen weiterhin ermöglicht. Die neue CI-Sign Version 7.0.29 steht zum Update bereit (Software-Historie, Update Anleitung). Die dafür vorgesehene Option kann in der CI-Sign Konfiguration unter "Extras" aktiviert werden. Mit Setzen des Registry Key, bleibt alles beim Alten. 

 
Microsoft hat darüber hinaus für die zentrale Verwaltung der Signaturen eine API angekündigt. Bis zum Erscheinen der API, ist der Registry Key das Mittel der Wahl. 
 
Damit Sie von den Vorteilen der „Roaming Signatures“ (Synchronisation über Clients hinweg) UND einer zentralen Verteilung profitieren können, versuchen wir das Feature schnellstmöglich, noch vor Erscheinen der API, zu unterstützen. Ansätze dafür gibt es schon. Es sind aber noch einige Fragen offen, die wir erst beantworten können, wenn das Feature tatsächlich da ist.

Wann werden "Roaming Signaturen" ausgerollt?

Das Release soll Ende July 2020 im "Microsoft 365 Monthly Channel" und Ende August im "Monthly Channel" ausgerollt werden. (Quelle)

Roaming Signaturen deaktivieren

Microsoft hat dafür einen neuen Registry Key eingeführt. Damit soll es, so Microsoft, vor allem den Herstellern von E-Mail Signatur Software ermöglicht werden, die Funktion bis zum Erscheinen einer API zu deaktivieren. Ist klar :-)

Der Registry Key ist ein DWORD Wert. Setzen Sie den Key auf 1 um die Migration der Signaturen zu unterbinden.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle

Fazit und Ausblick

Das neue Feature "Roaming Signaturen" ist sicherlich ein Meilenstein. Für den Anwender absolut positiv, denn es ermöglicht eine geräteübergreifende Nutzung der E-Mail Signatur. Aus unserer Sicht, als Hersteller von Software für E-Mail Signaturen, ist es ebenfalls positiv. Es schafft neue Möglichkeiten. Diese gilt es zu nutzen.

Einige Fragen bleiben derzeit noch offen. Wie wird die Unterstützung der iOS und Android eigenen E-Mail Clients ausfallen? Sind die mit abgedeckt oder funktioniert die geräteübergreifende Signatur nur innerhalb der Microsoft eigenen Anwendungen? Auch soll der oben genannte Registry Key zur Abschaltung der Funktion von temporärer Gültigkeit sein. Mit erscheinen der API wird es "deprecated", so Microsoft. Daran habe ich so meine Zweifel. Die bisher zur Verfügung gestellten Informationen deuten darauf hin, dass es mit der Migration der Signaturen hin zu "Roaming Signatures" nur mehr eine Signatur für neue E-Mails, sowie eine für Antworten / Weiterleiten geben wird. Wir wissen aus der Erfahrung, dass das vielen Anwendern nicht reicht. Gerade in größeren Unternehmen gibt es nicht wenige Anwender die aufgrund Ihrer Tätigkeit mehrere Signaturen benötigen (unterschiedliche Funktionen, mehrere Firmen in einem Verbund, mehrsprachige Signaturen, ...) , aus denen Sie situationsbezogen die richtige Signatur in Outlook auswählen. Wie wird man dem gerecht? Und es fallen mir noch zig andere Funktionen ein, die unsere Kunden nicht missen wollen - oder können... Es bleibt also in jedem Fall spannend. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

CI-Signature Add-In für multiple Signaturen unter Outlook und OWA

Mit dem CI-Signature Add-In haben wir unabhängig von zunächst einmal allen Ideen die Microsoft künftig bringen wird eine Lösung die weiterhin multiple Signaturen ermöglicht und das zudem noch für OWA, wo dies vorher nicht möglich war.

Auch hier arbeiten wir permanent an aktuelleren API’s und damit Möglichkeiten.

Steht die Funktionalität die durch Microsoft bereits lange angekündigt wurde zur Verfügung werden wir selbstverständlich den gebotenen Funktionsumfang nutzen und unsere Lösung(en) dahingehend weiter anpassen.

Add-In Signatur-Vorschau (ci-solution.com)

Hier: Ansicht des CI-Signature Add-In mit Signaturen zur Auswahl (blauer Rahmen) und einer Disclaimer Vorschau (grüner Rahmen).

Das Add-In stellt sich auf die jeweils gebuchten Produkte ein.