E-Mail Signatur Software: Unterschiede sowie Vor- und Nachteile von client- und serverbasierenden Lösungen

Software zur Verwaltung von E-Mail Signaturen unterteilt sich in zwei Kategorien. Clientseitige Lösung (z.B. CI-Sign) stellen dem Anwender die Signaturen direkt im E-Mail Client (Outlook, Outlook Web App / OWA) zur Verfügung. Die Signatur ist beim Verfassen einer E-Mail sichtbar. Serverseitige Lösungen (CI-Mail-Policy oder CI-Cloud) fügen die Signatur mit dem Versand am Exchange Server bzw. Microsoft 365 an die E-Mail an. Beide Lösungswege haben Vorteile aber auch Schwächen. Welche das sind – und wie Sie die Vorteile beider "Welten" durch geschickte Kombination zu einem mächtigen Werkzeug für alle User auf allen Geräten (auch iPhone & Co.) kombinieren – erfahren Sie auf dieser Seite.

Clientbasierte Signatur vs. serverbasierte Disclaimer

Dieser Artikel soll Ihnen die Unterschiede der verschiedenen Arten von Signaturen aufzeigen. Dies ist unabhängig von der eingesetzten Software oder Hersteller.

Ebenso zeigen wir eine Kombination der Produkte CI-Sign und CI-Mail-Policy auf mit der Sie ein Maximum an Vorteilen erhalten.

 

 

Clientbasierte Signatur

Vorteile:

• Der Benutzer sieht was gesendet wird. Mittlerweile spielt auch die Optik einer E-Mail eine Rolle!
• Durch ein oder mehrere Vorlagen (z.B. mehrere Firmen unter einem Dach) wird ein ci eingehalten.
• Zentrale Vorlagen bieten Möglichkeiten an die bis dato (vielleicht) nicht gedacht wurde...
  Beispiele: Messeankündigung, kleine Werbebotschaften, zufällige Einblendungen
• Gesetzliche Vorgaben und Disclaimer können damit zu 100% umgesetzt werden.

Nachteile:

• Der Benutzer könnte die Signatur "bearbeiten"
  (Was nicht nur als Nachteil zu werten ist)
• Der Benutzer kann die Signatur "im schlimmsten Fall" aus der E-Mail löschen.
• interne E-Mails werden dadurch oft unnötig lang.

Fazit:

Hier überwiegen klar die Vorteile!

Serverbasierte Signatur

Vorteile:

• Einheitliche Signatur (allerdings meist extrem starr gelöst, also meist nur eine Signatur möglich)
• Zentraler Eingriff und schnelle Ankündigungen und Werbemöglichkeiten.

Nachteile:

• Der Benutzer sieht sein fertiges E-Mail vor dem Versand nicht! (Wer würde so heutzutage einen Brief versenden?) Anm. Nach dem Versand wird die E-Mail unter gesendete Elemente aktualisiert.
• Der Benutzer sieht auch nach dem Versand nicht die Original E-Mail in Gesendete Objekte.
• Eine DIGITALE SIGNATUR geht an dieser Stelle verloren! (Der Empfänger sieht also nur noch die Signatur. Der Rest der E-Mail wird als Anlage eingefügt.
• Die meisten Anbieter von Disclaimer-Lösungen unterstützen keinen BCC (Blind Carbon Copy) Versand. Wir unterstützen BCC!

Fazit

Auch hier wird klar, dass die Vorteile der Clientbasierten Lösung überwiegen.

Lassen Sie uns den größten Nachteil noch einmal im Detail beleuchten:

Der Benutzer sieht die E-Mail nicht so, wie sie letztlich versendet wird. In der Praxis kann das zu folgendem Problem führen: Sie kündigen über die Signatur eine Messe an oder bewerben ein Produkt. Ihr Mitarbeiter wird vom Empfänger aufgrund dieser Ankündigung kontaktiert. Leider weiß er aber nicht genau was versendet wurde, denn die E-Mail wurde von der Software erst beim Versand durch Anfügen eines Disclaimers / einer Signatur ergänzt.

Inzwischen sind die meisten Cerverbasierten Produkte wie z.B. CI-Mail-Policy so weit, dass die gesendeten Elemente im Nachgang aktualisiert werden. D.h. 1-2 Minuten nach dem Versand findet man die E-Mail unter gesendete Elemente genau so, wie diese versendet wurde. Hier hat der Anwender also die Möglichkeit einer nachträglichen Kontrolle. Im Hinblick auf die gesetzliche E-Mail Archivierung, entspricht die E-Mail nun dem tatsächlich versendeten Objekt.

Eine Vorschau vor dem Versand ist beim Serverbasierten Ansatz derzeit noch nicht möglich. Wir arbeiten daran.

Lösungsansatz

Wir verwenden eine Kombination aus Client- und Serverbasierter Software, z.B. mit CI-Sign E-Mail Signaturen (Clientseitig) und CI-Mail-Policy für Exchange (Serverseitig). Diese Lösung stellen wir Ihnen zum anfügen von Disclaimers kostenfrei zur Verfügung. Bei erweitertem Funktionsumfang bieten wir die beiden Produkte als BUNDLE an. CI-Mail-Policy ist dann um 50% im Preis reduziert.

Vorgehensweise

Sie setzen Bedingungen (Gruppen, OU's, Masken, Benutzer...) und Schlagwörter die in einer gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail erfüllt sein müssen.Auf diese folgen Aktionen. Ausnahmen sind möglich für Blackberry und Co.Neben den genannten sind noch 4 Richtungen des Versand möglich: Intern gesendet. Extern gesendet. Extern empfangen. Für Serverfarmen: Intern empfangenNutzen wir die Vorteile der clientbasierten Lösung: CI-SIGN.Eliminieren wir die Nachteile der serverbasierten Lösung mit: CI-Mail-PolicyBeispiel:Signaturen werden mit CI-SIGN verteilt. (Dadurch haben Sie alle clientbasierten Vorteile)

Am Server werden die E-Mails durch CI-Mail-Policy überprüft indem Sie Schlagwörter wie „HRB“ „HRB-Nummer“, „Geschäftsführer-Name“.

Ist die Signatur entfernt (Es fehlen also vorherige Schlagwörter) geht eine oder mehrere Aktionen: (Auszug)

• E-Mail löschen und Absender darüber informieren. (Lerneffekt nutzen)
• E-Mail versenden aber dynamische Signatur/Disclaimer anhängen. (Damit ist dann aber auch wieder der Serverbasierte Nachteil vorhanden)
• Admin (oder wen auch immer) informieren über falsch gesendete E-Mail. (Lerneffekt nutzen)
• Viele weitere Funktionen möglich!

Weitere Funktionen:

• Wird die E-Mail intern gesendet, dann kann die Signatur an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden
• Warum nicht auch gleich noch die nächste gesetzliche Bestimmung einhalten und die E-Mail an ein bestimmtes Archiv (Postfach) senden? Auch nach Gruppen, OU oder benutzerspezifische Archivierung ist damit möglich.
• Bestimmte Mitarbeiter dürfen nur an festgelegte Mitarbeiter E-Mails senden.
• Kommt die E-Mail von einem IPhone, Blackberry usw. kann dies mit einem „Schlagwort“ angezeigt werden und eine Ausnahme von der festgelegten Regel erfolgen. Damit sind wieder alle Möglichkeiten offen z.B. für diese Art E-Mail einen Disclaimer anzufügen. (Blackberry Enterprise kann z.B. ein solches "Schlagwort" anfügen in Form einer statischen Signatur.
• Logo in der Signatur.
• Auch Serverbasiert können komplette Zeilen entfernt werden, wenn Werte leer sind.
• Viele weitere Funktionen möglich!

Es gäbe ein Buch zu schreiben welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Gerne stehen wir für Ihre Fragen zur Umsetzung in Ihrer „Umgebung“ mit Rat und Tat zur Seite!

*CI-Cloud: Es steht hier nicht das komplette Regelwerk wie in CI-Mail-Policy zur Verfügung, da u.a. eingehende E-Mails nicht über unsere Server laufen.